AVG voor salarisadministrateurs

AVG voor salarisadministrateurs

Een salarisverwerkingsopdracht kan op twee manieren worden uitgevoerd.
Pagina afdrukken
Op 1 oktober 2019 heeft de NBA de richtsnoeren AVG voor accountants, belastingadviseurs en salarisprofessionals gepubliceerd. Daarmee wordt duidelijkheid gegeven aan o.a. de salarisprofessionals of zij voor het voeren van de salarisadministratie voor een klant als verwerker of als verwerkingsverantwoordelijke wordt aangemerkt. Hieronder de wijze waarop de NBA het onderscheidt maakt in haar richtsnoeren en de rol die daarbij past in het kader van de AVG.
 
Een salarisverwerkingsopdracht kan samengevat op twee manieren worden uitgevoerd:
  • Het uitvoeren van de 'kale' loonverwerking, daar waar de zakelijke dienstverlener aan zijn klant enkel de IT-infrastructuur (een loonpakket) ter beschikking stelt ten behoeve van het opstellen van loonberekeningen/loonstroken en/of daar waar de zakelijke dienstverlener enkel de door de klant aangeleverde gegevens invoert in het loonpakket zonder daarbij aanvullende controle- of  advieswerkzaamheden te verrichten.
  • Een uitgebreidere vorm van dienstverlening, waarbij niet alleen de IT-infrastructuur ter beschikking wordt gesteld maar waarbij de zakelijke dienstverlener ook controlerende en adviserende werkzaamheden uitvoert, zoals advisering ten aanzien van de inrichting van de loonadministratie, het beoordelen en waar nodig corrigeren van aangeleverde gegevens en het toetsen of wordt voldaan aan wet- en regelgeving (fiscale regelgeving, cao’s, pensioenafspraken etc.).
 
Bij het 'kale' loonverwerkingsmodel treedt de zakelijke dienstverlener op als verwerker, nu hij enkel in opdracht en ten behoeve van zijn klant, overeenkomstig de instructies van de klant, persoonsgegevens verwerkt. Bij deze vorm van dienstverlening is de opdracht primair gericht op het verwerken van persoonsgegevens. De klant bepaalt het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bij de te voeren loonadministratie.

Echter, bij het uitvoeren van de uitgebreidere vorm van salarisverwerking treedt de zakelijke dienstverlener op als verwerkingsverantwoordelijke. Deze vorm van dienstverlening is vergelijkbaar met het uitvoeren van een samenstellingsopdracht, waarvan de AP heeft bevestigd dat de zakelijke dienstverlener optreedt als verwerkingsverantwoordelijke. Bij het uitvoeren van de salarisverwerkingsopdracht beoordeelt de zakelijke dienstverlener bepaalde zaken zelfstandig (bijvoorbeeld of de ingevoerde gegevens voldoen aan wet- en regelgeving) en daar waar nodig bepaalt hij of aanvullende werkzaamheden dienen te worden uitgevoerd. De zakelijke dienstverlener wordt bij deze variant ingeschakeld vanwege zijn vaktechnische expertise, de dienstverlening is niet primair gericht op het verwerken van persoonsgegevens en de zakelijke dienstverlener is verantwoordelijk voor het bewaken van de kwaliteit van de te leveren diensten. Kortom, de zakelijke dienstverlener bepaalt het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens. De controlerende- en adviserende werkzaamheden zijn dusdanig verweven met het ter beschikking stellen van de IT-infrastructuur (loonpakket) aan de klant, dat deze variant – conform het bepaalde in paragraaf 2.2 – geldt als één type dienst waarbij sprake is van 'één gegevensverwerking' waarvoor de zakelijke dienstverlener optreedt als verwerkingsverantwoordelijke.

Indien een zakelijke dienstverlener een onderaannemer inschakelt bij het uitvoeren van de salarisverwerkingsopdracht (bijvoorbeeld een accountantskantoor dat een gespecialiseerde salarisverwerkingsbureau als onderaannemer inschakelt) dan geldt deze onderaannemer als een 'subverwerker'. 
 
Voor nadere informatie verwijzen wij naar de Richtsnoeren.

Meer weten over de WAB?
 

Meer weten?

Ilon Hemmelder

AVG voor salarisadministrateurs

personeelsadviseur | verzuimmanager

hemmelder@auxiliumadviesgroep.nl 033 433 72 17
  • personeelsmanagement
  • arbeidsrecht
  • sociaal zekerheidsrecht
  • arbeidsomstandigheden
  • verzuimmanagement
  • cao recht

mr. Jaco Hoksbergen

AVG voor salarisadministrateurs

bedrijfsjurist | registermediator

hoksbergen@auxiliumadviesgroep.nl 033 433 72 17
  • bedrijfsopvolging
  • ondernemingsrecht
  • contractenrecht
  • mediation
  • begeleiding aan- en verkoop ondernemingen